Para muchas organizaciones, la externalización de los servicios de desarrollo de software parece ser la respuesta. Esto, en teoría, reduce los gastos de mano de obra, aumenta el acceso a un mayor número de talentos y aumenta la producción. Las cosas no siempre salen según lo planeado en la realidad. La subcontratación de las principales empresas de TI conlleva riesgos específicos que pueden convertir un buen concepto en agonía y miseria.
«La diferencia de tiempo de 6 horas entre nosotros me inquietaba todo el tiempo».
«Debido a la falta de comunicación, he tenido que gastar mucho tiempo y dinero reparando y deshaciendo cosas».
«Les di dinero, pero no completaron la tarea».
«Aproximadamente el 95% de los desarrolladores subcontratados no serán una combinación adecuada para la mayoría de las empresas«.
Estas son solo algunas de las inquietudes que hemos recibido de nuestros socios con respecto a los problemas del equipo remoto. ¿Es esta una razón para evitar la subcontratación de proyectos de TI? Definitivamente no. Delegar las funciones de TI a equipos externos es el único método práctico y rentable de desarrollo para muchas empresas emergentes y pequeñas empresas con recursos limitados.
Si bien es imposible eliminar todos los riesgos de la subcontratación, puede anticipar y mitigar con éxito la mayoría de ellos. En pocas palabras, la prevención es preferible al tratamiento. Aquí hay algunos dolores y molestias típicos, así como soluciones.
Falta De Fe
Muchas personas encuentran difícil confiar en alguien que no hace contacto visual. «Antes de hacer un trato, necesito mirarlos a los ojos». — Así es como muchos dueños de negocios expresan sus temores sobre la subcontratación. Para 2020, se espera que más de la mitad de los profesionales calificados formen parte de equipos remotos o híbridos (remoto/oficina). Los líderes empresariales deben aprender a crear confianza con el personal externo a través de tácticas que no sean el contacto visual de una forma u otra.
Se necesita tiempo para generar confianza, pero puede aliviar algunas preocupaciones importantes durante el paso de selección del proveedor.
Paso 1: Realice una investigación exhaustiva.
Debe tener acceso a información verificable sobre las perspectivas para encontrar las mejores. Busque orientación y asistencia de las personas que conoce. Consulte con otros propietarios de empresas que hayan empleado servicios remotos en el pasado. Visite sitios de revisión conocidos como GoodFirms, que brinda comentarios detallados de los clientes sobre una variedad de proveedores de servicios.
Una vez que haya reducido sus opciones a unos pocos proveedores, solicite estudios de casos y referencias. Para obtener información de primera mano e imparcial sobre su posible contratista, comuníquese con su clientela.
Paso 2: Determinar si la comunicación es adecuada o no.
Los tiempos de reacción lentos y las respuestas de una sola palabra deberían generar una señal de alerta significativa cuando se trata de generar confianza. Necesitará un personal proactivo que pueda comprender sus ideas y brindar mejores soluciones si desea tener éxito. Esto es difícil debido a la falta de comunicación.
Tómese el tiempo para entrevistarlos a fondo si desea obtener más información sobre ellos. No dude en consultar todas las dudas que tenga, especialmente las técnicas. Los comentarios rápidos e inequívocos por correo electrónico, mensajeros, teléfono u otros métodos mejoran sus posibilidades de establecer una asociación exitosa.
Paso 3: Piensa en hacer un viaje de trabajo.
Se dice que una imagen vale más que mil palabras. Esto es algo que no podemos negar. El contacto cara a cara no puede ser reemplazado por completo por conversaciones telefónicas, redes sociales o incluso videoconferencias. Visite a su equipo o reúnase con su representante (líder del equipo/gerente de ventas/propietario del negocio) en persona si es posible. Le proporcionará un mejor conocimiento de sus opciones futuras.
Controlar el Abandono
Para completar las tareas a tiempo, incluso el equipo más confiable necesita una gestión y un seguimiento adecuados. Ahora viene el siguiente problema: ¿cómo mantener un registro de los trabajadores distantes? Cuando se encuentra en varias zonas horarias y solo tiene unas pocas horas de trabajo en común, la situación se vuelve mucho más difícil de solucionar.
La ‘Regla 4x’ ilustra la noción de que un proyecto subcontratado tarda cuatro veces más en finalizar que su estimación original debido a una pérdida de control. Afortunadamente, existen métodos probados y verdaderos para reducir este peligro.
Paso 1: elige un director de proyecto
Algunos dueños de negocios eligen administrar su fuerza laboral remota directamente. Designar un gerente de proyecto en el sitio, desde nuestro punto de vista, es una alternativa significativamente más efectiva.
Un PM experimentado estará familiarizado con sus nuevos empleados y podrá supervisar su trabajo durante el horario comercial normal. ¿De qué otras formas contribuyen los gerentes de proyectos en el sitio al éxito de su proyecto? Incluyen, entre otras cosas:
- Haz un horario.
- Realizar un seguimiento de los entregables
- Transforma tus pensamientos en planes precisos.
- Todos los procedimientos de flujo de trabajo deben documentarse y actualizarse periódicamente.
- Proporcionarle informes en los intervalos acordados
Vale la pena señalar que los proveedores de servicios acreditados son bastante complacientes en lo que respecta a las horas de trabajo. Sus primeros ministros se ajustan a las variaciones horarias y las costumbres del país. Por ejemplo, si el cliente es de Israel y el fin de semana es de viernes a sábado, el PM lo acomodará y estará accesible el domingo.
Paso 2: seleccione el software de gestión de proyectos adecuado.
Todas las acciones de los proveedores son más visibles que nunca gracias a los modernos sistemas de gestión de proyectos. JIRA, Mingle y Assembla (por mencionar algunos) son ejemplos de programas que le permiten ver lo que se ha hecho y lo que aún está en proceso, así como la fecha/hora de vencimiento de cada trabajo.
Paso 3: Programe reuniones regularmente.
Puede organizar reuniones en línea frecuentes con su equipo, incluso si su gerente de proyecto está destinado a mantenerlo actualizado. Puede usar estas reuniones semanales o mensuales para discutir objetivos, identificar y reparar cualquier cuello de botella en el flujo de trabajo y desarrollar un entendimiento mutuo.
Problemas Con La Calidad
Incluso los equipos más competentes con los mejores consejos no siempre pueden proporcionar software de alta calidad. Para obtener los mejores resultados, establezca explícitamente sus estándares de calidad y haga todo lo posible para asegurarse de que se cumplan.
Paso 1: tenga cuidado con las tasas que son demasiado bajas para ser ciertas.
La opción más barata es generalmente la peor, por lo que elegir la opción más barata significa sacrificar la calidad de su futuro producto. Como punto de partida, mire las tasas promedio de desarrollo de software de la región. El rango de precios por hora es más o menos el siguiente:
$25-$50 en Europa del Este
$18-$40 en Asia
$30-$50 en América Latina
Australia — $20-$40
Tenga en cuenta que los servicios de ingenieros de software capacitados suelen ser más costosos.
Paso 2: solicite una prueba gratuita o comience con un MVP.
Muchas empresas de desarrollo de software a medida ofrecen una prueba gratuita para demostrar la calidad de su código y su capacidad para cumplir con los plazos.
Otra alternativa es probar el concepto de su empresa utilizando un producto mínimo viable (MVP). Se necesitan de 2 a 4 semanas para crear un MVP. Durante este tiempo, evaluará si el equipo satisface sus necesidades, incluida la forma en que se comunican, resuelven problemas de zona horaria y, por supuesto, si su experiencia y habilidades son suficientes.
Paso 3: Incorporar estándares de garantía de calidad en el contrato.
En el contrato, especifique sus expectativas de calidad. El contrato debe incluir los requisitos de calidad del código, los criterios para el producto final, la capacidad máxima de rendimiento, una lista de dispositivos en los que se espera que funcione la aplicación, etc.
Cuando el vendedor ya no es responsable de la aplicación, es posible que funcione correctamente al principio, pero comience a funcionar mal en una semana o dos. Negocie un plazo de garantía durante el cual el equipo de desarrollo se comprometa a reparar cualquier falla que descubra sin costo adicional para evitar tales problemas.
Costos No Incluidos
La subcontratación incurre en gastos que quizás no haya previsto. Es posible que, por ejemplo, necesite la asistencia de un abogado de contratos o un analista de negocios en algún momento. Tenga en cuenta los gastos de viaje de negocios mencionados anteriormente. Sin embargo, dos razones, según nuestra experiencia, causan la mayoría de los gastos adicionales asociados con la subcontratación:
- No se han abordado todas las necesidades del cliente.
- El cliente quiere agregar características o hacer ajustes al proyecto que no están en el alcance original.
Como resultado, le sugerimos que siga los siguientes pasos:
Paso 1: Sea lo más específico posible sobre sus expectativas.
Es difícil tener en cuenta todos los aspectos y anticipar todos los problemas imaginables cuando se trata de proyectos de software complicados y no estándar. Durante el desarrollo de una aplicación, a menudo se modifican, ajustan o agregan requisitos. La estimación de costos será más precisa si describe (y registra) explícitamente sus necesidades al comienzo del proyecto.
Paso 2: Esté preparado para pagar el aumento del alcance.
Los ajustes menores que surjan durante el desarrollo del programa podrán ser aplicados sin necesidad de recursos adicionales. Sin embargo, si su proyecto se expande o si decide agregar nuevas funciones de improviso, debe preparar una solicitud de cambio. El cronograma, el alcance y el presupuesto del proyecto se evaluarán y ajustarán como resultado de estos cambios.
Paso 3: manténgase alejado del papeleo difícil.
Los contratos y las solicitudes de modificación deberían, de hecho, ser lo más explícitos posible. Al mismo tiempo, el contrato debe ser simple de comprender. Los gastos ocultos pueden estar ocultos detrás de una redacción engañosa y una jerga legal sofisticada, así como también de una letra pequeña. En todas las circunstancias, lea atentamente cada oración antes de firmar.
Preocupaciones Sobre La Propiedad Intelectual
Siempre existe el riesgo de que se filtre material confidencial al enviarlo a un equipo distante. También puede estar preocupado por su aplicación producida recientemente. ¿Qué pasa si el vendedor se queda con este software o una parte de él para sí mismo o para un futuro cliente? Para evitar esto, tome medidas legales para salvaguardar su propiedad intelectual (PI).
Paso 1: Firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA)
Cuando comienza a trabajar con un nuevo equipo remoto, un NDA es un enfoque simple para salvaguardar su propiedad intelectual. El documento especifica qué información se considera sensible y requiere protección especial. Puede incluir secretos comerciales, conocimientos técnicos, ideas, diseños, listas de clientes y otra información que necesite transmitir a su proveedor para la evaluación y el desarrollo del proyecto. Su proveedor de servicios se compromete a no abusar ni distribuir datos confidenciales sin el consentimiento del cliente mediante la firma del acuerdo. En caso de incumplimiento, el acuerdo estipula multas y acciones legales.
Paso 2: incluya una cláusula en su contrato principal que proteja su aplicación terminada.
El contrato principal debe incluir una cláusula que diga que su empresa posee la propiedad intelectual del producto terminado y todo lo relacionado con él (código fuente, algoritmos, etc.). El paquete de software es suyo después de haber pagado la tarifa.
Paso 3: Considere a su proveedor de servicios como un colaborador.
Al formar una cooperación a largo plazo con un proveedor de servicios confiable, puede abordar los problemas de seguridad mucho más rápidamente. Las posibilidades de infidelidad y robo disminuyen a medida que su relación evoluciona y comienzan a considerarse socios comerciales. La confianza mutua, por otro lado, le permite cuadriplicar sus esfuerzos de seguridad y protección.
Últimos Pensamientos
Cuando delega un proyecto de software a un equipo remoto por primera vez, se encuentra con la mayoría de los peligros descritos en este artículo. Los ves como completos extraños, y con buena razón. «El tiempo cura todas las heridas», como dice el viejo proverbio. Encontrar un proveedor de servicios que satisfaga sus necesidades, negociar todos los acuerdos y desarrollar un flujo de trabajo bien estructurado lleva tiempo. Cuanto más cuidadoso sea al principio, menos dolor evitará. A la larga, debe esforzarse por construir una relación con su proveedor. Muchas ansiedades, temores y dolores pueden aliviarse mediante una asociación comercial a largo plazo basada en la apertura y la confianza.
